Materi Pembelajaran

 Materi Kearsipan 

1. Pengertian Kearsipan 

    Kearsipan menurut Wursanto (1991, 12) adalah:
Salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.  

    Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

    Arsip dalam kamus administrasi perkantoran merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

    Berdasarkan pendapat di atas yang dimaksud dengan arsip adalah bentuk informasi yang terekam digunakan menjadi bukti dengan legalitas tertentu dalam menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi kemudian disimpan secara teratur agar dokumen penting tersebut dapat ditemukan kembali apabila suatu saat diperlukan.

2. Jenis-jenis Arsip

Adapun jenis arsip menurut Wursanto (1991, 21-28) berdasarkan dari subjek atau isinya antara lain:

1. Arsip Keuangan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji.

2. Arsip Kepegawaian

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat – surat pengangkatan pegawai, absensi pegawai.

3. Arsip Pemasaran

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.

4. Arsip Pendidikan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah pendidikan seperti Garis – Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.

Arsip menurut Wursanto (1991, 29) dapat ditinjau atau dibedakan
berdasarkan jenis-jenisnya seperti berikut:

1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah informasi yang terekam atau tercatat, termasuk pula data yang berada dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi, perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan, sebagai bukti dari aktifitas tersebut.

Dengan demikian, dokumen atau arsip dinamis adalah berkas-berkas yang berisi informasi yang masih dipakai dalam proses kegiatan organisasi yang sedang berjalan. Menurut Desertno dan Kynason (2005) arsip dinamis/dokumen dibagi menjadi:

a. Dokumen aktif : yaitu dokomen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang akan dilakukan organisasi dengan pihak eksternal. Arsip aktif merupakan arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.

b. Dokumen semi aktif : yaitu dokumen yang digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Contoh dokumen semi aktif adalah daftar riwayat hidupkaryawan, sertifikat akreditasi, surat ijin usaha, dan sejenisnya.

c. Dokumen inaktif : yaitu dokumen jangka panjang. Dokumen jangka panjang memiliki nilai berkesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waku tertentu sesuai dengn jadwal retensi dokumen. Arsip in-aktif, juga biasa disebut sebagai arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang sudah pensiun, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.

2. Arsip Statis 

Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan/pekerjaan organisasi sehari-hari tetapi masih disimpan karena dianggap memiliki nilai guna. Contoh arsip statis adalah gambargambar pahlawan, naskah proklamasi, foto pernikahan, dan sebagainya.

    Berdasarkan uraian di atas bahwa jenis-jenis arsip terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi atau perkantoran penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang

tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian selain itu arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan yang tidak saja penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang.

3. Siklus Hidup Arsip

Lingkaran hidup kearsipan (life span of records) pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu:

1) Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.

2) Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

3) Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4) Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.

5) Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.

6) Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7) Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan (Sedarmayanti 1992, 17)

4. Kegunaan Arsip

Menurut A.W. Widjaja (1986: 8) kegunaan arsip adalah sebagai berikut:
1. Untuk menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan
2. Untuk mempersiapkan surat setiap saat diperlukan
3. Untuk mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai keterkaitan dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

Sedangkan dalam Modul Arsip Dinamis yang diterbitkan oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia disebutkan bahwa secara umum arsip memiliki kegunaan
sebagai berikut:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan
2. Menunjang proses perencanaan
3. Mendukung pengawasan
4. Sebagai alat pembuktian
5. Sebagai memori perusahaan/organisasi
6. Sebagai alat kepentingan politik dan ekonomi (ANRI, 1999:7-8)

5.  Fungsi Arsip

1. Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen birokrasi (ANRI, 1999:1).

2. Menurut A.W. Widjaja (1986: 101) fungsi arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.

3. Menurut A.W. Widjaja (1986: 101) peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi.